Göttingen, 20.06.20201| trotz der Corona-Krise gehen wir davon aus, dass auch dieses Jahr in den Schulferien Schüler und Studenten zur Aushilfe für im Urlaub befindliche Mitarbeiter oder für einen zusätzlichen saisonalen Bedarf eingestellt werden.
In diesem Fall sind einige Rechtsfragen zu klären. Nachstehend hat der Verband der Metallindustriellen Niedersachsens e. V. aus Hannover eine schnelle Übersicht erstellt:
1. Besonderheiten hinsichtlich Corona-Pandemie
Auch bei Fortbestehen der Corona-Krise ist selbstverständlich die Beschäftigung von Schülern und Studenten in Ferienzeiten rechtlich zulässig. Grundsätzlich gelten dieselben Regelungen wie in jedem Jahr. Ergänzend gelten sämtliche Corona-Schutzbestimmungen auch für die Beschäftigung von Schülern und Studenten, so dass beispielsweise Quarantäneanordnungen zu beachten sind oder auch die Verpflichtung besteht, entsprechend der geltenden Verordnungen, Testungen anzubieten. Einen Anspruch auf Homeoffice (derzeit befristete Regelung zum 30.06.2021) wird in den meisten Fällen aus betrieblichen Gründen nicht umsetzbar sein.
2. Arbeitsverträge
Arbeitsverträge mit Schülern, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Einwilligung oder der allgemeinen Ermächtigung der gesetzlichen Vertreter (§ 113 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB).
Es empfiehlt sich, die Arbeitsverträge entweder durch die Eltern mit unterzeichnen zu lassen oder sich vom Minderjährigen die Erklärung des gesetzlichen Vertreters geben zu lassen, dass er die generelle Ermächtigung zur Eingehung von Arbeitsverhältnissen besitzt.
Soweit es sich um befristete Beschäftigungen handelt, ist in jedem Falle die Schriftform zu beachten (§ 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz – TzBfG).
Nach § 22 Abs. 2 MiLoG fallen Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ohne abgeschlossene Berufsausbildung nicht unter den Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes. Für alle anderen Arbeitnehmer würde dann aber ein Mindestlohn ab 1. Juli 2021 in Höhe von 9,60 Euro je Arbeitsstunde zu zahlen sein.
3. Beschäftigungsverbote I Beschäftigungsumfang
nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
➢ Kinder zwischen 13 und 14 Jahren
Die Beschäftigung von Schülern über 13 Jahre, die aber noch nicht das 15. Lebensjahr erreicht haben oder die noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen, ist grundsätzlich verboten.
Ausnahme:
Mit Einwilligung des/der Personensorgeberechtigten dürfen Kinder ab 13 Jahren „leichte und für Kinder geeignete Beschäftigungen“ ausüben (z.B. Prospekte austragen).
Dabei ist die zulässige Arbeitszeit für Kinder auf maximal zwei Stunden am Tag und höchstens fünf Tage in der Woche begrenzt. Die Beschäftigung darf nicht zwischen 18 Uhr und 8 Uhr erfolgen. Verboten ist auch eine Beschäftigung vor dem Schulunterricht.
An Samstagen ist eine Beschäftigung nur in Ausnahmefällen zulässig. Hierzu gehört die Beförderung von Nachrichten (z. B. das Austragen von Zeitungen, Zeitschriften etc., § 16 Abs. 2 Nr. 3 JArbSchG).
Sonntagsbeschäftigung ist nicht zulässig (§§ 5, 17 JArbSchG).
➢ Jugendliche zwischen 15 und 17 Jahren
Jugendliche, die noch schulpflichtig sind
Jugendliche, die noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen (bei Einschulung im Alter von 7 Jahren unterliegen sie mit 15 Jahren noch der 9jährigen Schulpflicht), dürfen ohne Einwilligung der Eltern nur während der Schulferien bis zu einer Dauer von 4 Wochen im Kalenderjahr beschäftigt werden.
Jugendliche, die nicht mehr schulpflichtig sind
Sie dürfen nur in der Zeit zwischen 6 Uhr und 20 Uhr beschäftigt werden. Wenn sie das 16. Lebensjahr vollendet haben, dürfen sie im mehrschichtigen Betrieb auch bis 23 Uhr beschäftigt werden.
Für sie beträgt die tägliche Höchstarbeitszeit 8 Stunden und die wöchentliche Höchstarbeitszeit 40 Stunden.
Wird an einzelnen Werktagen die Arbeitszeit auf weniger als 8 Stunden verkürzt, können Schüler an den übrigen Werktagen derselben Woche auch 8,5 Stunden beschäftigt werden. Diese Arbeitszeit ist auch bei Vor- und Nacharbeit in Verbindung mit Feiertagen zulässig.
Jugendliche dürfen nicht mit Akkord- oder Fließbandarbeiten beschäftigt werden. An Sonntagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden.
Demgegenüber ist aber an Samstagen die Beschäftigung zur Beförderung von Nachrichten (z. B. das Austragen von Zeitungen) erlaubt (§ 16 Abs. 2 Nr. 3 JArbSchG).
➢ Volljährige
Volljährige (18-Jahre und älter) Schüler sowie Studenten unterliegen keinen Beschäftigungsbeschränkungen. Im Übrigen gilt für sie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
4. Ruhepausen I Ruhezeit
Bei der Beschäftigung von Jugendlichen sind folgende Ruhepausen zu gewähren (§ 11 JArbSchG):
➢ bei einer Arbeitszeit von mehr als 4,5 – 6 Stunden mind. 30 Minuten
➢ bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden mind. 60 Minuten
Es darf keine Betätigung länger als 4,5 Stunden hintereinander ohne Ruhepausen angeordnet werden.
Die Ruhepausen müssen in angemessener zeitlicher Lage gewährt werden: Frühestens 1 Stunde nach Beginn, spätestens eine Stunde vor Ende der Arbeitszeit.
Als Ruhepause gilt nur eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 15 Minuten.
Zwischen Beendigung und Beginn der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens 12 Stunden ununterbrochene Freizeit liegen.
Für volljährige Schüler und Studenten gilt das Arbeitszeitgesetz (§§ 4 und 5 ArbZG).
5. Krankheit
Keine Pflicht zur Lohnfortzahlung besteht, wenn das Arbeitsverhältnis für nicht länger als 4 Wochen begründet wurde.
Für Schüler und Studenten, die länger als 4 Wochen im Betrieb arbeiten, besteht bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich ein Anspruch auf Lohnfortzahlung (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz – EFZG).
Zu beachten ist eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, nach der die Befristung eines Arbeitsverhältnisses bis zu 4 Wochen sachlich gerechtfertigt sein muss, um die Lohnfortzahlungspflicht entfallen zu lassen.
Bei Schülern über 15 Jahren, die der Vollzeitschulpflicht unterliegen und höchstens vier Wochen im Jahr arbeiten dürfen, bedarf es dieser sachlichen Begründung der Befristung nicht. Hier gilt § 5 Abs. 4 JArbSchG.
6. Feiertage
Fällt die Arbeit an gesetzlichen Feiertagen aus (Werktag), so gilt der Anspruch auf Feiertagslohnfortzahlung auch für Schüler und Studenten unabhängig von der Dauer und dem Umfang ihrer Beschäftigung (§ 2 Abs. 1 EFZG).
Wird ein Jugendlicher an einem gesetzlichen Feiertag, der auf einen Werktag fällt, beschäftigt, ist er an einem anderen Arbeitstag derselben oder der folgenden Woche freizustellen (§ 18 Abs. 3 JArbSchG).
7. Urlaub
Soweit Schüler und Studenten nicht unter die Tarifverträge fallen (z.B. aufgrund der nicht versicherungspflichtigen Tätigkeit), erhalten sie nur den gesetzlichen Mindesturlaub (1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat).
Der gesetzliche Jahresurlaub beträgt (§ 19 JArbSchG, § 3 BUrIG):
➢ 30 Werktage
für Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt sind.
➢ 27 Werktage
für Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt sind.
➢ 25 Werktage
für Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt sind.
➢ 24 Werktage
für volljährige Schüler und Studenten (über 18 Jahre alt).
Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. 24 Werktage entsprechen 20 Arbeitstagen.
Dauert die Beschäftigung insgesamt weniger als 1 Monat, hat der Schüler/Student keinen Anspruch auf Urlaub.
8. Sozialversicherung
➢ Schüler
Die Beschäftigung von Schülern ist sozialversicherungsfrei, wenn sie entweder
geringfügig ist, d.h. das monatliche Entgelt 450,00 EUR nicht übersteigt (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV)
oder
kurzfristig ist,
d.h. wenn sie nur für die Dauer von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen innerhalb eines Jahres besteht (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). In diesem Fall ist keine Entgeltgrenze zu berücksichtigen.
Da diese Frist in den großen Ferien während der Sommermonate regelmäßig nicht überschritten wird, ist die Ferienbeschäftigung von Schülern nicht sozialversicherungspflichtig. nach § 6 SGB VI kann ich der Schüler auf Antrag von der Versicherungspflicht befreien lassen.
Um eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sollte sich der Arbeitgeber vom Schüler bzw. dessen Eltern die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungen belegen lassen.
➢ Studenten
Die nachfolgenden Regelungen gelten nur für Studenten, die an einer Universität oder Hochschule immatrikuliert sind und eine Beschäftigung während der Semesterferien (nicht während eines Urlaubssemesters) ausüben.
Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
Während der Semesterferien berufstätige Studenten unterliegen nicht der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, und zwar ohne Rücksicht auf die Höhe des Arbeitsentgelts und der Dauer des Beschäftigungsver-hältnisses während der Semesterferien.
Sobald aber absehbar ist, dass die Beschäftigung des Studenten über die Semesterferien hinaus andauert und eine wöchentliche Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden vorliegt, entfällt die Versicherungsfreiheit.
Rentenversicherung
Rentenversicherungsfrei sind Studenten während der Semesterferien nur, wenn sie
eine geringfügig entlohnte Beschäftigung ausüben
(Arbeitsentgelt darf 450,00 EUR monatlich nicht übersteigen)
oder
eine im Voraus auf nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage befristete Beschäftigung im Laufe eines Jahres ausüben (kurzfristige Beschäftigung).
Soweit jedoch die Frist von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen im Laufe eines Jahres in der Beschäftigung während der Semesterferien überschritten wird, unterliegen Studenten der Rentenversicherungspflicht und es sind Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung abzuführen.
Wenn bereits bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses feststeht, dass die Obergrenze von 3 Monaten oder 70 Tagen während der Beschäftigung überschritten wird, setzt die Rentenversicherungspflicht sogleich mit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses ein; ansonsten sobald erkennbar ist, dass die angeführten Grenzen überschritten werden.
9. Meldepflicht / Meldeverfahren
Auch wenn die kurzfristige/geringfügige Beschäftigung von Schülern/Studenten in den Ferien sozialversicherungsfrei ist, muss für sie eine Anmeldung zur Sozialversicherung innerhalb einer Woche erstattet werden. Für Schüler gilt dies allerdings nur, soweit sie das 16. Lebensjahr vollendet haben.
Die Meldung erfolgt entweder im automatisierten Verfahren oder auf dem dafür vorgeschriebenen Meldevordruck „Meldung zur Sozialversicherung“ bei der zuständigen Krankenkasse.
Als Meldezentrale (und EinzugsteIle) für geringfügig / kurzfristig Beschäftigte ist ausschließlich zuständig die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, 44781 Bochum, Tel. 0234 304-0, Fax 0234304-53050, www.kbs.de.
Auskünfte erteilt die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung 45115 Essen, Tel. 01801 200504, Fax 0201 384979797, www.minijob-zentrale.de.
Wenn der/die Schüler(in) erstmals beruflich tätig wird, muss gleichzeitig mit der Meldung eine Versicherungsnummer beantragt werden.
Die Beendigung der Aushilfsbeschäftigung ist ebenfalls innerhalb einer Woche entsprechend zu melden.
10. Sozialversicherungsbeiträge
Die Beschäftigung von Schülern und Studenten erfolgt in der Regel auf Basis von geringfügigen Beschäftigungen. Die geringfügigen Beschäftigungen gliedern sich in geringfügig entlohnte Beschäftigungen (450-Euro-Job, Minijob) und kurzfristige Beschäftigung (Kurzjob).
➢ Geringfügig entlohnte Beschäftigung
Für geringfügig entlohnte Beschäftigung von Schülern/Studenten hat der Arbeitgeber Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung (Krankenversicherung 13 %, Rentenversicherung 15 %) sowie eine Pauschalsteuer (2 %), also von insgesamt 30 % an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, Minijob-Zentrale abzuführen.
Für Studenten, die nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, ist der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung nicht abzuführen. Für Schüler gilt dies entsprechend, soweit sie nicht über ihre Eltern gesetzlich krankenversichert sind (Familienversicherung).
➢ Kurzfristige Beschäftigung
Für die kurzfristige Beschäftigung von Schülern/Studenten sind keine Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung abzuführen.
Bislang waren für kurzfristig beschäftigte grundsätzlich nur Anmeldungen und Abmeldungen zu erstellen. Durch die Änderung des Meldeverfahrens aufgrund des Unfallversicherungsmodernisierungsgesetzes (UVMG) sind auch für kurzfristig Beschäftigte dem Grunde nach die gleichen Meldungen zu erstatten wie für versicherungspflichtig Beschäftigte.
Dies bedeutet, dass für kurzfristig Beschäftigte ebenfalls Entgeltmeldungen zu erstellen sind, jedoch mit dem Unterschied, dass hier nur die oben genannten Daten zur Unfallversicherung vorzugeben sind. Das in der Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung beitragspflichtige Arbeitsentgelt (beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt) ist weiterhin mit 0 Euro zu melden.
11. Unfallversicherung
Unfallversichert sind Schüler und Studenten über den Arbeitgeber. Die Beiträge zu dieser Pflichtversicherung müssen vom Arbeitgeber an die zuständige Berufsgenossenschaft gezahlt werden. Bei einem Arbeitsunfall übernimmt der zuständige Unfallversicherungsträger den Schaden.
12. Lohnsteuer
Grundsätzlich wird die Lohnsteuer vom Arbeitgeber über die Lohnsteuerkarte abgezogen und an das Finanzamt weitergeleitet. Außerhalb einer geringfügigen oder kurzfristigen Beschäftigung ist ein monatlicher Arbeitslohn von rund 934 Euro (in der Regel ist die Lohnsteuerklasse I eingetragen) steuerfrei.
Da Schüler aber in der Regel nur ein geringes Gehalt beziehen, bleiben sie entweder steuerfrei oder erhalten die gezahlte Steuer mit dem Lohnsteuerjahresausgleich zurück.
Eine zweite Möglichkeit ist die Pauschalbesteuerung. Hier zieht der Arbeitgeber ohne Vorlage der Lohnsteuerkarte einen pauschalen Steuersatz von 25 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) vom Lohn ab.
Voraussetzungen dafür sind, dass
• der Job nur gelegentlich, nicht regelmäßig ist,
• die Beschäftigung nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage andauert,
• der Stundenlohn nicht mehr als 12 Euro beträgt und
• der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer derzeit 68 Euro durchschnittlich
• je Arbeitstag nicht übersteigt.
➢ Geringfügig entlohnte Beschäftigung
Hier kann entweder nach Lohnsteuerkarte versteuert oder bei Verzicht auf die Lohnsteuerkarte 2 % als Pauschalsteuer mit Abgeltungswirkung (inkl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) entrichtet werden.
Die Pauschalsteuer kann im Innenverhältnis auf den Beschäftigten abgewälzt werden.
Achtung:
Die auf den Arbeitnehmer abgewälzte Pauschalsteuer gilt als zugeflossener Arbeitslohn (§ 40 Abs. 3 Satz 2 EStG), der die Bemessungsgrundlage nicht mindert. Dies kann im Einzelfall dazu führen, dass die Geringfügigkeitsgrenze (450-Euro-Grenze) überschritten wird und damit auch vollumfänglich Versicherungspflicht in der Sozialversicherung (Gleitzone) eintritt.
➢ Kurzfristige Beschäftigung
Bei kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen kann (wie bisher) wahlweise eine Besteuerung nach der Lohnsteuerkarte vorgenommen werden oder die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre
Kirsten Weber